Manual completo do sistema

Aprenda o fluxo de cada funcionalidade com orientacao pratica e navegacao clara

Este manual organiza o uso do Advoga Online em trilhas objetivas: primeiro acesso, operacao diaria, relacionamento com clientes, comunicacao, conteudo do escritorio e rotinas de controle.

Conhecer os planos Criar escritorio

Trilha recomendada para começar

Se voce esta entrando agora no sistema, siga esta sequencia para estruturar o escritorio antes de escalar o uso dos modulos.

1. Configure a base do escritorio

Revise configuracoes, equipe, areas de atuacao e dados centrais antes de iniciar a operacao.

2. Cadastre clientes e processos

Estruture os cadastros principais para alimentar agenda, documentos, andamentos e portal do cliente.

3. Ative comunicacao e rotina

Use mensagens, notificacoes, agenda, prazos e o assistente virtual para reduzir trabalho manual.

4. Publique e acompanhe

Mantenha Meu Site, publicacoes, videos, financeiro e relatorios alinhados com a operacao real.

Fluxo operacional do sistema

O diagrama abaixo resume a progressao natural de uso da plataforma, do setup inicial ate a camada de crescimento e controle.

Configuracao inicial
Cadastro de clientes
Gestao de processos
Agenda e prazos
Comunicacao e portal
Conteudo, analise e crescimento

Dashboard e leitura do escritorio

Use o dashboard como painel de prioridade: ele resume clientes, processos, documentos pendentes, alertas e movimentacoes recentes.

Passo 1 Entre no painel e leia primeiro os cards de resumo para entender volume ativo e gargalos do dia.
Passo 2 Revise os alertas de agenda e prazos para identificar compromissos vencendo ou tarefas pendentes.
Passo 3 Confira as ultimas movimentacoes para validar o que mudou nos processos mais recentes.
Passo 4 Use os blocos de clientes recentes como atalho para continuar o atendimento sem reabrir buscas manuais.
Passo 5 Se o status da assinatura exigir acao, trate a renovacao antes de depender de modulos restritos.
Dica de uso Abra o dashboard ao iniciar o expediente e novamente antes de encerrar o dia.
Dica de uso Perfis diferentes veem recortes distintos; use isso para distribuir a rotina por responsabilidade.

Configuracoes, equipe e permissões

A configuracao correta evita retrabalho e garante que cada perfil veja apenas o que precisa. Usuarios podem representar varios advogados ao mesmo tempo para atuar como equipe.

Passo 1 Acesse Configuracoes para revisar dados do escritorio, contato e parametros operacionais.
Passo 2 Cadastre advogados em Advogados com nome, OAB, especialidades e demais dados profissionais.
Passo 3 Cadastre usuarios em Equipe definindo o perfil correto: admin, advogado, secretaria ou estagiario.
Passo 4 Ao criar ou editar um usuario com perfil advogado, selecione um ou mais advogados na secao Advogados vinculados para que esse login acesse os processos de todos eles.
Passo 5 Use o vinculo multiplo quando a mesma pessoa responde por mais de um cadastro profissional ou quando uma equipe compartilha login para acompanhar a carteira em conjunto.
Passo 6 Valide acessos com login real para confirmar que menus, rotas e filtragem de processos estao coerentes com os vinculos definidos.
Passo 7 Atualize o perfil sempre que a atribuicao da pessoa mudar para evitar acesso excessivo ou faltante.
Dica de uso Perfis operacionais funcionam melhor quando o escritorio trata permissao como desenho de rotina, nao como excecao.
Dica de uso O vinculo de multiplos advogados a um usuario permite que ele veja todos os processos dos advogados selecionados, sem precisar de logins separados.
Dica de uso Se nenhum advogado for selecionado ao criar o usuario, o sistema cria um perfil profissional automaticamente.
Dica de uso Sempre revise telefone, e-mail e dados de exibicao antes de liberar o time.

Clientes e cadastro inteligente

O cadastro de clientes precisa estar completo para alimentar processo, agenda, portal e comunicacao.

Passo 1 Entre em Clientes e cadastre nome, documento, e-mail, telefone e endereco com o maximo de completude possivel.
Passo 2 Use importacao ou o Assistente Virtual quando receber dados em bloco e quiser ganhar velocidade.
Passo 3 Cheque se o cliente ja existe antes de criar novo cadastro para evitar duplicidade.
Passo 4 Vincule o cliente ao processo certo assim que o caso for aberto para manter historico unificado.
Passo 5 Quando o portal do cliente estiver no plano, prepare tambem os dados de acesso e comunicacao.
Dica de uso Padronize telefone e e-mail no time; isso melhora mensagens, lembretes e localizacao futura.
Dica de uso Campos completos no cliente reduzem retrabalho em financeiro, documentos e notificacoes.

Processos e organizacao juridica

O modulo de processos concentra o historico do caso e distribui responsabilidade para equipe, agenda e cliente.

Passo 1 Ao abrir um processo, informe numero CNJ, cliente, status, area e demais campos obrigatorios.
Passo 2 Associe os advogados responsaveis para permitir filtros por perfil e leitura correta do dashboard.
Passo 3 Revise a situacao processual periodicamente para manter o status confiavel e os relatorios consistentes.
Passo 4 Use as telas de visualizacao para navegar por documentos, andamentos e prazos sem espalhar informacao.
Passo 5 Quando houver entrada por CNJ ou PDF, aproveite o Assistente Virtual para acelerar a montagem inicial.
Dica de uso Defina um padrao interno de status para que todos interpretem a carteira do mesmo jeito.
Dica de uso Um processo bem cadastrado vira a espinha dorsal dos demais modulos.

Andamentos, agenda e prazos

Esses modulos sustentam a previsibilidade operacional e ajudam a equipe a nao depender de memoria individual.

Passo 1 Registre cada andamento relevante no processo correspondente, com data e descricao clara.
Passo 2 Converta informacoes sensiveis em anotacoes objetivas e facilmente auditaveis.
Passo 3 Crie compromissos e prazos vinculados ao cliente ou processo sempre que houver proxima acao concreta.
Passo 4 Configure alertas e acompanhe as listas pendentes para evitar vencimento silencioso.
Passo 5 Ao concluir a tarefa, atualize status imediatamente para manter o dashboard confiavel.
Dica de uso Nao use agenda como bloco de notas geral; transforme apenas acoes executaveis em compromisso ou prazo.
Dica de uso Andamento bom e aquele que permite entender o que aconteceu sem precisar perguntar a quem lancou.

Documentos e compartilhamento seguro

Documentos organizados economizam tempo interno e melhoram a experiencia do cliente quando ha portal liberado.

Passo 1 Envie documentos para o processo ou para a biblioteca do escritorio usando nomes claros e padronizados.
Passo 2 Revise categoria, cliente e processo vinculado antes de salvar o arquivo.
Passo 3 Use os documentos institucionais quando o material deve ficar disponivel para mais de um fluxo do escritorio.
Passo 4 Libere no portal do cliente apenas o que estiver pronto para consulta externa.
Passo 5 Monitore pendencias de conversao ou upload e resolva rapidamente para nao quebrar a trilha do caso.
Dica de uso Padrao simples de nomeacao evita perda de tempo na busca: tipo, assunto e data resolvem boa parte do problema.
Dica de uso Se um documento exige retorno do cliente, combine a publicacao com mensagem ou notificacao.

IA Juridica (exclusivo Premium)

A IA Juridica fica disponivel somente no plano Premium para apoiar criacao de pecas, analise de textos e pesquisa juridica assistida.

Passo 1 No modulo de peticoes, use o painel de IA para pesquisar jurisprudencia e legislacao com apoio de fontes reais.
Passo 2 Use a acao de analise para revisar argumentos, estrutura e pontos de melhoria do texto.
Passo 3 Use a redacao assistida para gerar rascunho inicial e adapte o conteudo ao caso concreto.
Passo 4 Sempre valide referencias legais e jurisprudenciais nas fontes oficiais antes do protocolo.
Passo 5 Se o escritorio nao estiver no Premium, realize upgrade em Atualizar Plano para liberar o recurso.
Dica de uso A IA acelera a producao, mas a responsabilidade tecnica e revisao final continuam com o advogado.
Dica de uso Em temas sensiveis, combine a pesquisa assistida com checagem manual no tribunal e legislacao vigente.

Mensagens, notificacoes e portal do cliente

A comunicacao do sistema reduz dependencia de canais soltos e organiza o historico da relacao com o cliente.

Passo 1 Use Mensagens para tratar conversas ligadas ao atendimento e manter o historico centralizado.
Passo 2 Acompanhe Notificacoes para ver eventos que exigem retorno rapido da equipe.
Passo 3 Quando o plano permitir, entregue acesso ao portal do cliente com orientacao simples de uso.
Passo 4 Publique documentos e andamentos relevantes para diminuir duvidas repetidas e contatos reativos.
Passo 5 Se houver WhatsApp integrado, alinhe quando a informacao sai pelo sistema e quando vira alerta externo.
Dica de uso Evite duplicar a mesma resposta em muitos canais; prefira consolidar o contexto no sistema.
Dica de uso O portal do cliente funciona melhor quando o escritorio alimenta bem processos e documentos.

Assistente Virtual e automacoes de entrada

O Assistente Virtual acelera cadastro, busca e leitura de PDF, principalmente quando a entrada de dados chega de forma desestruturada.

Passo 1 Abra o Assistente Virtual pelo botao flutuante no painel.
Passo 2 Escolha a acao desejada: cadastrar processo, cadastrar cliente, processar PDF, buscar informacoes ou abrir o proprio manual.
Passo 3 Quando houver campo de texto, cole os dados completos ou informe o numero CNJ conforme a dica apresentada.
Passo 4 Revise o resumo retornado antes de considerar o cadastro concluido.
Passo 5 Se a tarefa exigir complemento humano, finalize no modulo correspondente com as informacoes ja estruturadas.
Dica de uso O assistente reduz digitacao manual, mas a revisao final continua sendo importante.
Dica de uso Use PDF quando a peticao ou documento trouxer varios dados em bloco e voce quiser ganhar velocidade.

Meu Site, publicacoes e videos

Esse conjunto ajuda o escritorio a apresentar autoridade e facilitar entrada de novos contatos sem tirar foco da operacao.

Passo 1 Entre em Meu Site e ajuste identidade visual, textos institucionais, areas de atuacao e contato.
Passo 2 Revise o preview antes de publicar para garantir coerencia entre marca, proposta e chamadas de acao.
Passo 3 Cadastre publicacoes com linguagem clara e foco em orientar o visitante.
Passo 4 Publique videos quando quiser reforcar autoridade, explicacao de servicos ou proximidade da equipe.
Passo 5 Atualize o conteudo periodicamente para manter o site vivo e coerente com a atuacao real do escritorio.
Dica de uso Areas de atuacao bem preenchidas melhoram a vitrine publica e a descoberta do escritorio.
Dica de uso Conteudo bom ajuda a captar melhor, mas precisa refletir o atendimento que o escritorio realmente entrega.

Financeiro, relatorios e revisao operacional

A camada de gestao transforma a operacao em leitura executiva para tomada de decisao.

Passo 1 Registre informacoes financeiras conforme a rotina do escritorio para evitar relatorio vazio ou distorcido.
Passo 2 Acompanhe relatorios de volume, status e atividade para enxergar gargalos e concentracoes.
Passo 3 Cruze o que aparece nos relatorios com o dashboard e com a agenda para validar consistencia.
Passo 4 Use a leitura periodica para redistribuir carteira, ajustar processos internos e revisar SLA de atendimento.
Passo 5 Se houver crescimento do escritorio, transforme os indicadores mais uteis em rito fixo de gestao.
Dica de uso Relatorio so tem valor quando a base de clientes, processos, documentos e agenda esta bem alimentada.
Dica de uso Defina uma cadencia: diaria para operacao, semanal para equipe, mensal para decisao de gestao.

Programa de Afiliados

O programa de afiliados permite atrair novos escritorios atraves de indicacoes remuneradas. Cada afiliado recebe um link e codigo exclusivo.

Passo 1 Acesse Afiliados no painel global para cadastrar, editar ou gerenciar afiliados.
Passo 2 Cada afiliado recebe automaticamente um codigo e link exclusivo para compartilhar.
Passo 3 Defina o percentual de desconto para clientes indicados e o percentual de comissao do afiliado.
Passo 4 Quando um escritorio se cadastra pelo link ou digita o codigo, a conversao e registrada automaticamente.
Passo 5 Acompanhe conversoes, comissoes pendentes e pagas na pagina de detalhes de cada afiliado.
Passo 6 Use o botao de toggle para marcar comissoes como pagas apos o repasse ao afiliado.
Dica de uso Afiliados tambem podem se cadastrar pela pagina publica /seja-afiliado.
Dica de uso O link de afiliado leva direto ao cadastro com o codigo pre-preenchido, facilitando a conversao.
Dica de uso Mantenha o percentual de desconto e comissao equilibrados para garantir sustentabilidade.

Como usar este manual melhor

  • Comece pela trilha de configuracao se o escritorio esta entrando agora no sistema.
  • Use os links rapidos no topo da pagina para saltar direto ao modulo desejado.
  • Valide no seu plano quais modulos estao habilitados; alguns recursos dependem de pacote ou addon.
  • Quando houver tarefa repetitiva, combine este manual com o Assistente Virtual para reduzir operacao manual.